Внедрение СЭД DIRECTUM, система электронного документооборота и делопроизводство, автоматизация документооборота

Заказать презентацию СЭД DIRECTUM

Отвечая потребностям бизнеса, компания "ФИНЭКС", имеющая статус Генерального партнера "DIRECTUM", оказывает полный цикл услуг по организации эффективной системы электронного документооборота (СЭД) и делопроизводства предприятия, опираясь на лучший отечественный и мировой опыт, требования международных и национальных стандартов с учетом специфики деятельности каждого конкретного Заказчика.

Сочетание традиций классического делопроизводства, современных методик управления, процессного подхода и передовых средств автоматизации — вот что составляет основу нашей работы и позволяет выполнять проекты любой сложности.

Ваши Цели:

Автоматизация документооборота с целью увеличения эффективности работы компании, а именно:

обеспечение прозрачности бизнес-процессов,
повышение исполнительской дисциплины,
сокращение затрат времени руководителей и сотрудников,
исключение утечки информации
наличие необходимой информации "под рукой"
максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании

Описание услуги:

1. Обследование, выделение и описание ключевых документационных процессов.
Производится анкетирование и интервьюирование ключевых участников документооборота, выделение и визуальное моделирование документационных процессов, их оптимизация, разработка регламентов. С учетом требований Заказчика система делопроизводства приводится в соответствие стандартам ISO 9000, ISO 15489, ГСДОУ, корпоративным либо ведомственным требованиям.

2. Автоматизация документооборота.
В качестве платформы для автоматизации документооборота мы предлагаем систему электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM — лидера на рынке систем управления корпоративной информацией (ECM-систем). СЭД DIRECTUM разработана в соответствии с концепцией Enterprise Content Management (ECM), поддерживает весь жизненный цикл управления электронными документами, не мешая попутно использовать традиционное делопроизводство. Система DIRECTUM выполняет процессы по организации и контролю всего документооборота компании, включая обработку заказов, организацию встреч и совещаний, управление циклом продаж и другие процессы взаимодействия контрагентов.

Система DIRECTUM позволяет автоматизировать делопроизводство и документооборот, организовать электронный архив, поддерживает полный цикл управления документами (docflow) и обладает функциональностью workflow-систем. Благодаря наличию инструмента разработки, на базе системы DIRECTUM может быть построена система документооборота практически любой сложности.

Этапы внедрения:

1. Разработка тех задания DIRECTUM и проектирование системы электронного документооборота;
2. Поставка необходимых программных модулей DIRECTUM;
3. Первоначальная установка и настройка системы;
4. Адаптация системы электронного документооборота под бизнес-процессы Заказчика;
5. Автоматизация процессов системы менеджмента качества компании (СМК);
6. Организация работы территориально-распределенных компаний и холдингов;
7. Обеспечение доверительного обмена документами с использованием средств электронной цифровой подписи;

8. Подготовка специалистов Заказчика в Центре сертификационного обучения (ЦСО), организация обучения на предприятии Заказчика с использованием мобильного компьютерного класса;
9. Техническая поддержка на всех этапах проекта и после завершения внедрения.

С помощью СЭД DIRECTUM создают широкий набор программ, нацеленных на построение эффективной системы управления бизнесом.

Решение описанных задач обеспечивают Модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (офисные приложения, графические и медиаматериалы, чертежи и пр.), версии и ЭЦП, поддержка жизненного цикла документов, назначение прав доступа, ведение истории работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов, выдача заданий и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
Канцелярия. Полное соответствие ГСДОУ, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации, рассылка и контроль местонахождения бумажных документов, организация обмена электронными документами с ЭЦП между организациями.
Управление договорами. Регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов, ведение реестров документов, обеспечение оперативной работы с ними (поиск, подписание, анализ и т.д.).
Управление совещаниями и заседаниями. Подготовка и проведение совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, в т.ч. внешних, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений совещания.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц, истории встреч, звонков и переписки с клиентами, сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий, анализ их эффективности.
Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в государственных организациях и на крупных предприятиях.
Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Компания DIRECTUM развивает концепцию упрощения перехода на электронный документооборот в различных областях деятельности и совместно со своими партнерами реализует стратегию "Сфокусированных на бизнес-задачах ECM- решений".

Благодаря использованию бизнес-решений ( – это программный консалтинговый продукт, необходимый для достижения поставленной цели при решении требуемой задачи), пользователь получает новые возможности для реализации проектов электронного документооборота, организацией и взаимодействием бизнес-процессов. Благодаря проработанности бизнес-решений и ориентации их на конкретные бизнес-задачи, внедрение Директум проходит с минимальными рисками.

Проекты реализуются в целом быстрее и результативнее. При этом различные бизнес-решения построены на одной основе – системе DIRECTUM. Это дает возможность обеспечения их последовательного внедрения системы электронного документооборота на предприятии и построения из бизнес-решений общекорпоративной информационной системы и электронного документооборота.

Фокусирование на бизнес-задачах. Цель бизнес-решения - это выполнение требований определенных бизнес-заказчиков и решение конкретной бизнес-задачи.

Измеряемый бизнес-эффект. Для каждого бизнес-решения измеряют спектр показателей эффективности, которые позволяют оценивать эффективность внедрения электронного документооборота в органах государственной власти и на предприятии

Методики и бизнес-консалтинг. Бизнес-решение, кроме технической части, включает также методологию, технологические аспекты внедрения, консультирование.

Бизнес-решение на базе СЭД DIRECTUM (собственная разработка):

ФИНЭКС: Управление качеством

Технические решения на базе СЭД DIRECTUM (собственные разработки):

Автоматизация назначения прав на компоненты системы DIRECTUM при замещении пользователей

Решение позволяет автоматизировать процесс добавления замещающего пользователя в группы, членом которых является замещаемый и последующего удаления из добавленных групп после истечения срока замещения. В результате снижается нагрузка на администраторов системы по настройке прав доступа на компоненты системы и повышается уровень безопасности эксплуатации СЭД за счет минимизации «человеческого фактора» при настройке временного права доступа на компоненты

Построение отчетов в DIRECTUM с использованием объектной модели Microsoft Office

Решение предназначено для ускорения создания новых отчетов Microsoft Word

Модуль интеграции DIRECTUM с МЭДО

Модуль интеграции СЭД на базе системы DIRECTUM с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Решение позволяет обеспечить получение, обработку и отправку документов, уведомлений и квитанций из внутренней СЭД в адрес других корреспондентов по системе МЭДО в соответствии с утвержденным регламентом МЭДО

Планирование мероприятий

Решение автоматизирует согласование мероприятий (в том числе периодических), а так же контроль их исполнения. Может применяться как механизм свободных поручений руководителей, согласование и исполнение мероприятий по результатам проверок (аудитов) подразделений.

Результаты внедрения Системы Электронного документооборота DIRECTUM

1. Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Бизнес-процессы настраиваются силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.

2. Повышение исполнительской дисциплины.
По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия.

3. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

4. Исключение утечки информации.
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

5. Наличие необходимой информации "под рукой".
При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.

6. Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании. Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы DIRECTUM.

7. Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение системы DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

8. Высокая корпоративная культура.

9. Автоматизация системы менеджмента качества.

Преимущества работы с Консалтинговой Группой «ФИНЭКС», Вы можете посмотреть здесь

Посмотреть список выполненных Проектов, Вы можете здесь Проекты – Система электронного документооборота DIRECTUM!

Смотрите также: Электронный документооборот в органах государственной власти.

Посмотреть список Предприятий-Клиентов, работающих в Вашей (или смежной с Вашей) отрасли, Вы можете на странице Клиенты (предварительно выбрав интересующую Вас отрасль)!

Познакомьтесь с ценами на программный комплекс системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Наши публикации: